Středně dlouhá definice zní: „Dlouhodobá ochrana digitálních dat spočívá v kombinaci plánů, strategií a opatření pro zajištění přístupu k reformátovanému a digitálně vzniklému digitálnímu obsahu bez ohledu na problémy spojené s nestálostí médií a technologickými změnami. Cílem dlouhodobé ochrany digitálních dat je přesné zobrazení autentického obsahu v jakémkoliv časovém horizontu od jeho vzniku.“

Poměrně široká definice Digital Preservation Coalition (DPC) říká, že dlouhodobá ochrana digitálních dat jsou vlastně: „všechny aktivity nutné k zajištění přístupnosti k digitálním materiálům i přes obtíže způsobené selháním médií nebo změnou technologií.“

Z pohledu jednotlivých kroků dlouhodobou ochranu specifikuje Seamus Ross: „Dlouhodobá ochrana digitálních dat má za cíl zajistit, že uživatelé v budoucnu budou moci digitální informace nalézt, získat, zobrazit, manipulovat s nimi, interpretovat je a to vše přes konstantní změny technologií. Celý proces zahrnuje konzervaci, obnovování, výběr, mazání, vylepšování, updatování a přidávání kontextu.“

Dlouhodobá ochrana je jednou ze součástí většího konceptu digital curation. Digital curation se zabývá celým životním cyklem digitálního dokumentu a směřuje k jeho dlouhodobému uchování a použitelnosti.

Ve většině projektů a plánování pro dlouhodobou ochranu digitálních dat není doba ochrany přesně specifikována. Cíle dlouhodobé ochrany jsou v realitě střednědobé s tím, že se stále průběžně upravují. Díky tomu musí být procesy ochrany kontinuální a měly by jít dále a dále do budoucnosti.

Velmi pěkný obecný úvod do problematiky zastarávání HW i SW, budoucího zpřístupnění, správy dokumentů a vůbec dlouhodobého uchování digitálních dat napsal Seamus Ross v eseji Changing Trains at Wigan: Digital Preservation and the Future of Scholarship. Člení problémy na:

• podstatou fyzické

• stárnutí nebo poškození nosičů dat (opotřebovanost, špatné podmínky uložení, porucha infrastruktury, přírodní pohroma), případně zastarávání HW

• podstatou logické

• lze shrnout jako možná ztráta použitelnosti, srozumitelnosti obsahu digitálních informací pro uživatele vzdálené v prostoru a čase, kterým je primárně obsah určen. Tito uživatelé nemají podporu tvůrce obsahu, který nemusí již existovat. Jediné, co bude k dispozici, jsou metadata, technická, administrativní, kontextová a jiná. SW nutný pro otevření konkrétního objektu už také nemusí být dostupný. Sami uživatelé se budou měnit, jejich návyky, očekávání i technologie, které používají. Předpokladem k tomu, aby se výše uvedené nestalo, jsou metadata, která udržují veškeré nutné údaje. Logická ochrana na jejich základě umožní migrace dat a dokumentace procesů, které vedou ke zpřístupnění i v budoucích technologických prostředích.